Отметка о получении документа

Государство уделяет большое внимание вопросам правильной постановки делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях. Это нашло отражение, в первую очередь, в усилении государственного контроля состояния делопроизводства и архивов в учреждениях, организациях и на предприятиях, введении ответственности должностных лиц за нарушение законодательства в области делопроизводства и архивного дела. В г. Закон предусматривает ответственность за утерю или незаконное уничтожение документов постоянного или долговременного хранения, выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных нормативными актами требований, невыполнение положений Государственных стандартов и др. Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено неоправданным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий. Особое значение в настоящее время имеет качество документа как носителя информации. На первый план выдвигается требование повышения информативности и принципиального единства унификации документов, как по форме, так и по содержанию.

Содержание

Для решения вашей проблемы ПРЯМО СЕЙЧАС
получите бесплатную ЮРИДИЧЕСКУЮ консультацию:

+7 (499) 653-60-72 Доб. 355 Москва
+7 (812) 426-14-07 Доб. 525 Санкт-Петербург

Некоторые секреты входящих документов

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению.

Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя.

Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы.

Результатом должен стать четко и детально прописанный процесс работы с документами. Документы в офис попадают разными путями: их может принести почтальон или курьер, оставить клиент. Не менее популярны для передачи документов факс и электронная почта. Вне зависимости от способа поступления документов, необходимо проверить правильность адресования доставки , целостность упаковки если есть и полноту вложений.

Ошибочно доставленные документы возвращаются в почтовое отделение или направляются отправителю с приложением акта. Конверты упаковка прилагаются к письму в случаях, если обратный адрес указан только на конверте. Кроме того, целесообразно оставлять конверты, содержащие судебные документы.

Допустимо ли вскрывать конверты входящих писем, если в адресе помимо наименования организации указана фамилия сотрудника? Дело в том, что большая часть писем, адресованных, например, лично генеральному директору, не имеет первостепенной важности и фактически может и должна быть передана не первому лицу компании, а нижестоящим структурным подразделениям.

Данное правило смело можно распространить на письма, адресованные конкретному сотруднику. Однако письма, поступившие на имя руководителя предприятия, не являются частной перепиской. В данном случае фамилия руководителя на документе — лишь элемент делового этикета. Такие письма не только вскрывают и регистрируют, но и, оценив содержание, передают на рассмотрение тому уполномоченному лицу, в чье ведение входит решение перечисленных в документе вопросов.

Допускается передавать напрямую документы, адресованные конкретному сотруднику. Не подлежат регистрации приглашения, поздравления, а также письма рекламного характера. Они передаются адресатам или в профильные подразделения. Наличие почтового уведомления, исходящего номера или иных отметок на коммерческом предложении не должно влиять на его значимость в глазах секретаря. Такие письма передаются в профильные подразделения без регистрации. Особую часть поступивших документов составляют бухгалтерские счета, акты выполненных работ и т.

Бухгалтерский документооборот отличается от общего и регламентируется не инструкцией по делопроизводству, а учетной политикой компании, в которой нет ни слова о роли секретаря или службы ДОУ в бухгалтерском учете.

Другими словами, поступившая бухгалтерская документация должна быть передана в бухгалтерию без регистрации. Учет и сохранность таких документов должен организовать главный бухгалтер силами своих подчиненных. Однако многие секретари сталкиваются с ситуациями, когда утрата таких документов вменяется именно сотруднику, ответственному за обработку поступившей корреспонденции. В результате они тратят неоправданно много времени на регистрацию бесчисленных счетов, накладных и счетов-фактур, что не только не застраховывает от их потери, но и никак не восполняет утрату.

В любом случае с регистрацией или без таковой утраченный бухгалтерский акт или счет-фактура восстановимы: достаточно связаться с контрагентом и попросить продублировать потерянный документ, что продуктивнее, чем тратить время на поиск виновных или взваливать на секретаря неоправданную нагрузку по регистрации документов. Многие корифеи делопроизводства придерживаются мнения, что такие документы не имеют юридической силы, а посему не подлежат не только регистрации, но и рассмотрению.

Это мнение подтверждают требования безопасности при предоставлении третьим лицам персональных данных, банковской тайны и т. С другой стороны, подобные взгляды идут вразрез с современными технологиями, призванными ускорить решение многих вопросов. Во многих компаниях факс — основной канал обмена информацией: так, в туристическом бизнесе бронирование осуществляется преимущественно по факсу.

Центральный банк России рассылает электронные версии своих указаний и запросов без досылки бумажного носителя. На правительственном уровне взят курс на повсеместный переход к электронному документообороту. Игнорирование запросов клиентов, а тем более вышестоящей организации или контролирующего органа прокуратуры, МВД, налоговой службы , поступивших по факсу, может повлечь негативные последствия.

В будущем он неоднократно позвонит, чтоб узнать, на какой стадии находится рассмотрение вопроса. Вы готовы держать в памяти все поступающие факсы? Так как же быть? Оцените содержание документа. Если перед вами не реклама, не присланный кому-то из сотрудников текст и автор запроса указал о себе полную информацию, то регистрируйте.

Решение отвечать на запрос или оставить его без внимания не входит в компетенцию секретаря. В Федеральном законе от В нашу организацию приходят письма от индивидуальных предпринимателей или организаций без исходящего номера документа. Это объясняется тем, что у них отсутствует документооборот. Могу ли я их принимать и регистрировать, и если нет, то чем это регламентируется? Ведь не принимать документы я не могу.

Отсутствие регистрационного номера или даты документа, несоответствие расположения реквизитов, а также рукописное изложение текста не дают оснований для отказа в регистрации. Такие документы регистрируют в общем порядке. Документы, подлежащие регистрации, могут иметь разную степень значимости.

Сжатые сроки для ответа и суровые штрафы за несоблюдение этих сроков содержатся в Налоговом кодексе Российской Федерации НК РФ и ряде ведомственных инструкций. Поэтому на данном этапе следует вычленить из общей массы поступившей корреспонденции документы группы риска — они подлежат первоочередной регистрации. В зависимости от характера переписки документы могут также сортироваться по видам например, в отдельную группу откладывают и регистрируют обособленно обращения граждан.

Приведем пример:. Поступающая корреспонденция регистрируется в зависимости от вида и содержания документа на алфавитной или ведомственной карточке.

В первую очередь регистрируются документы особого контроля, поручения руководства и обращения с личного приема. На документах, подлежащих регистрации, проставляется отметка о поступлении. Отметка должна содержать наименование организации, дату при необходимости — часы и минуты поступления и учетный номер. В ряде организаций также указывают количество листов документа. Для удобства используют штампы или датеры. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Нумеруют входящие документы валовой нумерацией в пределах календарного года. В случае необходимости входящий номер может быть дополнен опознавательным индексом. Например, при регистрации обращений граждан принято дополнять входящий индекс первой буквой фамилии заявителя.

Регистрационный номер также можно дополнить информацией о способе поступления документа. Например, индекс Ф указывает на то, что документ поступил по факсу, а индекс Э или ЭП напомнит, что обращение пришло по электронной почте. Если в организации принята децентрализованная система регистрации поступающей корреспонденции, входящий номер следует дополнить индексом подразделения, осуществлявшего регистрацию.

Индекс подразделения целесообразнее брать из номенклатуры дел. Документы, поступившие в организацию, регистрируются один раз в день поступления. Исключение составляют обращения граждан, которые допускается регистрировать в течение 3 дней с момента поступления. В дальнейшем при передаче из подразделения в подразделение документ учитывается под своим первоначальным входящим номером. Никакие дополнительные регистрационные индексы внутренних структурных подразделений на нем не ставятся. Регистрацию документов можно вести в журнале учета, на специальных регистрационных карточках или в электронном виде используя Excel или СЭД.

В зависимости от специфики компании в учетную форму могут вноситься иные сведения. Например, кредитные организации при регистрации запросов налоговой службы указывают наименование компании, в отношении которой сделан запрос. В случае поступления повторного документа с уже имеющимся в базе индексом программа сообщит об этом, экономя ваше время на дублировании выполненной работы. Это особенно актуально, если документ уже был ранее получен по факсу. В данном случае регистратору следует внести информацию о поступившем ответе в журнал базу учета исходящих документов Пример 1.

Нужно ли регистрировать в журнале входящей корреспонденции вернувшиеся письма, то есть письма, написанные нашим предприятием и зарегистрированные как исходящие для физических лиц, но не полученные по причине их невручения истечения срока хранения на почте?

Если да, то какой документ регламентирует это? Информацию о возврате недоставленного письма целесообразнее указывать в журнале учета исходящей корреспонденции Пример 2. А вот регистрировать их в журнале поступившей корреспонденции не надо. Внесение в журнал учета исходящих документов информации о возврате отправленного документа. Возврат Адрес уточнен. Повторно направлено Зарегистрированную документацию вновь сортируют — на этот раз по тематике. Полученные документы, в зависимости от затронутых в них вопросов и принятой в организации системы рассмотрения документов, раскладываются по папкам, которые передают на рассмотрение первому лицу компании, его заместителям или главному бухгалтеру.

Если на предприятии внедрена СЭД, документ сканируют, прикрепляют к учетной карточке и в таком виде направляют уполномоченным лицам на рассмотрение. Сотрудник, ответственный за учет полученной корреспонденции, должен быть осведомлен о разделении полномочий между руководителями предприятия.

Результатом рассмотрения является резолюция, которую руководитель или уполномоченное лицо накладывает на документ. В ней указывается, что, кому и в какие сроки поручает сделать руководитель в отношении указанных в документе вопросов.

Руководитель уполномоченное лицо может изложить поручение на документе или в электронной карточке, если на предприятии принят электронный документооборот. Допускается оформление резолюции на отдельном листе обычно формата А5 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится Пример 3. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. Для типовых документов, требующих однотипных процедур исполнения, целесообразно заготовить шаблоны резолюций.

После рассмотрения руководителем или уполномоченным лицом документ вновь возвращается в службу, ответственную за учет документации. Содержание резолюции вносится в учетную форму если это не было сделано автоматически в СЭД.

Отметка о получении письма

В ближайшую неделю день рождения празднуют: Ольга , Алексей , edneprovskiy , egolovin , selkin , Валерия , mariavladimirovna , Аня , Инга , кошка , Рина , Anna , Ольга , старуха Реквизит , Ирина. Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. Регистрация Забыл пароль Запомнить. Размещение рекламы.

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Б ывает крайне важно подтвердить факт получения документа, который вы направляете в организацию. Это может быть любой документ, направляемый юридическим или физическим лицом, например, претензия, протокол разногласий, письмо, акт и т. В случае конфликтной ситуации чем важнее отправителю доказать факт получения документа адресатом, тем важнее получателю избежать этого, а еще лучше ввести отправителя в заблуждение чтобы он считал доказанным факт получения документа и только в суде выяснил, что это не так, таким образом проиграв дело или существенно снизив свои шансы на его выигрыш.

Регистрация входящих документов

Документооборот в организации: схемы, учет, анализ. Поступление, рассмотрение и регистрация: входящие, внутренние, исходящие документы. Порядок составления, согласования, утверждения, оформления и использования номенклатуры дел организации. Формирование и оформление дел в делопроизводстве. Представленная подборка аналитических материалов поможет лицам, ответственным за документационное обеспечение управления делопроизводство , правильно организовать документооборот, зарегистрировать входящие, исходящие и внутренние документы, контролировать исполнение документов, составлять номенклатуру дел, формировать и оформлять дела. При небольшом объеме документооборота в организации служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного работника группу работников. Прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации подп. Количество документов подсчитывается по регистрационным формам в местах их регистрации.

Добиваемся подтверждения факта получения документа

Входящий учётный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве и, кроме того, он используется для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа. Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически. Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства.

Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения. При поступлении документа на нем проставляется первая отметка , фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем. Она состоит из сокращенного названия организации, куда поступил документ, даты получения и входящего учетного номера индекса. Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа.

Отметки на документе

Такие вопросы решаются двумя способами: Заключение добровольного соглашения, устраивающего обе стороны. Если согласие получено, то работодатель должен составить приказ, в котором закрепляется распоряжение кадровому специалисту оформить досрочный выход на работу и перенести неотгулянные дни на другой срок.

Ранее такая опция отсутствовала для родителей, но в связи с огромными просьбами, недавно такая возможность стала открытой.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Контроль возврата оригиналов бух документов от клиентов

Платить за изготовление или перевыпуск упомянутой бумаги не. Образцы на предварительный и периодический медосмотры: В бланке следует заполнить: Подписывает заполненный бланк направления представитель организации, уполномоченный на то соответствующим документом - приказом, доверенностью или уставом (для руководителей). То есть, изложенные письменно (устно) свидетельства поведения гражданина, нарушающего правила общежития.

Бывает и так, что некоторые физические лица имеют больше прав на вещь, чем остальные наследники. Эти организации являются налоговыми агентами как для работников, так и для участников хозяйственного общества.

Что понадобится гражданам в этой ситуации. Поэтому зажигать фары и ходовые огни нужно хотя бы для того, чтобы по вине владельца автомобиля не пострадали ни в чем не повинные люди. Во всех случаях не допускаются доказательства, добытые с нарушением требований процессуального законодательства.

Льгот на ржд в мае 2017 инвалид 3 группы При этом таковое право предоставляется одному пассажиру на не более, чем одного ребёнка. Ремонтировать вентили баллонов при наличии в них газа категорически запрещается.

До истечения двухмесячного срока до даты уменьшения числа трудящихся на предприятии пенсионера уволить. Можно отправить недостающие документы, не выходя из дома.

Составление и оформление документов по ГОСТам, организация Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле​.

В России каждый абитуриент должен пройти медицинскую комиссию и предоставить справку о состоянии здоровья. Да, так расписали все поэтапно. Поверить, что вы можете. Покупаете страховку минимум на 3 мес (около 10-15 тысяч драм). А в какой срок должны оплатить больничный лист.

В современном мире необходимость оформления доверенности на получение карты становится популярной. Согласно российскому законодательству, смена документа, удостоверяющего личность, необходима, если: Заканчивается период действия паспорта при достижении возраста 25 и 45 лет. Говорит, что им запрет не выгоден, потому что насвай дает хорошие показатели раскрываемости, они, мол, в прошлом году по республике первое место заняли по протоколам по насваю.

Теперь вы знаете, как разговаривать с юристом.

Как оплатить задолженность судебных приставов по фамилии. В отношении застройщика вынесен приговор, и он привлечен к уголовной ответственности. Здесь деление уже не так однозначно, как в предыдущем пункте.

Особенности заполнения трудовой книжки.

Дождаться соединения с оператором и объяснить ситуацию. Но не у всех есть время, чтобы стоять в очереди, поэтому многих интересует, можно ли пополнить транспортную карту через интернет. Налоговая льгота может выражаться в снижении ставки, а следовательно, и суммы, которая будет взиматься.

Государство Южной Америки предоставляет жилье своему нижнему эшелону населения.

О сущности судебных доказательств и форме их использования. В случае с банками такой ценностью выступают деньги. Так должна ли имеется укладка для оказания первой медицинской помощи в кабинете предрейсового медосмотра или. Обратите внимание на то, что образец жалобы практически во все службы одинаковый, но при этом причины для подачи жалобы и способ их рассмотрения значительно отличаются. На мои замечания он не реагировал и продолжал истерически орать.

Важно заметить, что региональные и муниципальные власти имеют право устанавливать дополнительные льготы в рассматриваемом случае.

В автосалоне прежде всего проведут юридическую оценку сделки. Важным условием предоставления услуги является право собственности заявителя на жилую площадь, а также отсутствие задолженности по оплате.

Куда жаловаться на управляющую компанию. Остальные члены семьи к близким не относятся.



1

  • Прохор :

    Подскажите пожалуйста, Вы оформляли документально присоединение лоджии?

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.