Журнал исходящих писем обязателен для организаций

Журнал исходящих писем обязателен для организаций Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации.

Содержание

Для решения вашей проблемы ПРЯМО СЕЙЧАС
получите бесплатную ЮРИДИЧЕСКУЮ консультацию:

+7 (499) 653-60-72 Доб. 355 Москва
+7 (812) 426-14-07 Доб. 525 Санкт-Петербург

Журнал учета документов

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать.

Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации.

Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения. Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании , и приложением к инструкции по делопроизводству.

На практике в него включают:. Всю входящую корреспонденцию конверты, пакеты, документы без конвертов и пр. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса. Доставка документов в компанию может осуществляться почтой письма, бандероли, пакеты, печатные издания или с помощью электронной связи телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты e-mail. Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Конверты с документами вскрываются за исключением конвертов с пометкой "Лично" и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается например, если на нем есть пометка "Лично" , отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу. В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.

Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму. Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов.

Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами. Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения.

Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.

Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами? Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение. А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается печатается получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.

Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка.

При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор. При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе. Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату:. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности "день месяца, месяц, год".

День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 декабря г. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря г. На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Приведем пример. Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:. Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года. Возникает вопрос: что это за группы? Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу. Например, приказ и распоряжение - это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах.

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах. Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3.

При необходимости отправки таких документов "во внешний мир" к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала. Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер. При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных.

В разных программах вид такой карточки и ее содержимое могут различаться, при этом многие программные продукты позволяют самостоятельно добавлять дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки. Отметим, что большинство программ позволяет распечатывать электронную регистрационную форму на бумаге. Конечно, никто не предлагает вовсе отказываться от бумажного ведения журналов регистрации, однако считаем, что в настоящее время автоматизированная форма регистрации документов более удобна и эффективна.

Подводя итог, хотелось бы сказать, что все правила регистрации документов, входящих, исходящих или создаваемых внутри организации, лучше всего закрепить в локальном нормативном акте - инструкции по делопроизводству. Если этого не сделать, в определенных ситуациях работники могут поступить по своему усмотрению, так, как им нравится, что далеко не всегда приемлемо.

Вход Регистрация Забыли пароль? Главное меню. Вы здесь. Опубликовано пользователем Valeratal. Что регистрируем? На практике в него включают: - рекламные материалы листовки, программы, проспекты ; - информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления; - поздравительные письма и телеграммы; - пригласительные билеты.

Входящие документы Доставка документов в компанию может осуществляться почтой письма, бандероли, пакеты, печатные издания или с помощью электронной связи телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты e-mail. Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз - в день их поступления.

Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать: - наименование организации; - очередной порядковый номер; - дату поступления. N 26 от 13 марта г. Вх Москва Предложение по аренде складских помещений Подготовить проект договора О. Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов.

В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их? Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу. Исходящие документы Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату: - подписания для документов, не подлежащих утверждению ; - утверждения для документов, подлежащих утверждению ; - заседания или принятия решения для протоколов ; - события для актов.

Москва Об участии юристов компании в конференции Директор Отправлен почтой 03 Зарегистрированные исходящие документы подлежат отправке почтовой или иными видами связи. Автоматизированная регистрация Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер.

В заключение Подводя итог, хотелось бы сказать, что все правила регистрации документов, входящих, исходящих или создаваемых внутри организации, лучше всего закрепить в локальном нормативном акте - инструкции по делопроизводству.

Комиссарова Эксперт журнала "Отдел кадров коммерческой организации" Подписано в печать Популярное сегодня. Новые темы форума. Зайти на форум Задать вопрос. Новые комментарии.

Журналы регистрации документов

Новости Инструменты Форум Барометр. Войти Зарегистрироваться. Вход для зарегистрированных:. Забыли пароль? Войти через:.

Активировать демодоступ. Журнал учета документов — реестр, облегчающий учет документов, имеющих разное предназначение и контроль над соблюдением сроков их обработки и исполнения.

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале. Однако такой подход ошибочен. Во-первых, при регистрации входящих документов секретарю нужно учитывать одни сведения и реквизиты, а при регистрации исходящих документов — совсем другие Таблица 1.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению. Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя. Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы. Результатом должен стать четко и детально прописанный процесс работы с документами. Документы в офис попадают разными путями: их может принести почтальон или курьер, оставить клиент. Не менее популярны для передачи документов факс и электронная почта. Вне зависимости от способа поступления документов, необходимо проверить правильность адресования доставки , целостность упаковки если есть и полноту вложений.

Регистрация входящих документов

Сохранить ссылку. Сохранить закладку. Предыдущая статья. Следующая статья.

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее.

Активировать демодоступ. У каждого секретаря в процессе работы появляются десятки всевозможных журналов регистрации. Некоторые скрупулезно ведутся из года в год, другие же перестают существовать буквально через пару дней. Читайте также: Повторная регистрация документа в организации: основная причина и способ устранения.

Журнал регистрации входящих документов

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки.

Необходимо, чтобы они могли быть приняты к сведению. Как отомстить человеку который тебя обидел. Срок кредитования: от 3 до 36 месяцев. Если вы пришли в свой банк и попросили его понизить вашу процентную ставку, а вам отказали в рефинансировании ипотеки, то здесь есть лишь один выход - искать рефинансирование в другом банке.

Список необходимых бумаг для заполнения. Однако, если обратившийся за регистрацией человек воспользовался правом не показывать бумаги о праве пользования данным помещением, так как сведения об этом имеются в государственных реестрах, то штамп прописки он получит только на следующий день, когда все сведения проверят.

10 любимых ошибок в управлении документами

Принятие решение путем голосования. К заявлению прилагаю: копию свидетельства о рождении Розанова О. Для того чтобы не возникло никаких недоразумений или трудностей с индексацией, лучше всего определить порядок и периодичность увеличения выплат в самом соглашении.

Все необходимые экспертизы проводятся в ней собственными специалистами магазина. Оплата завершена, цена постановки на учет будет в чеке.

Он также должен написать заявление на его перенос и отдать на рассмотрение руководству. Можете считать, что у вас началась генеральная репетиция перед самой приватизацией квартиры, потому что придется собирать практически все те же документы. Можно ли сверлить в выходные дни закон 2019.

Если по каким-либо причинам в организации отсутствует инструкция по и хранении всех входящих и исходящих документов Организации. Зав. отделом кадров Здравствуйте! У меня такой вопрос, сегодня вошло писем от одной Могу ли я регистрировать документы в журнале регистрации в своем.

Что делать если карта утеряна. Воспитание сына мамой на личном примере Есть черты характера, которые отличают самодостаточных людей, независимо от пола: ответственность, умение держать слово и принимать решения, целеустремлённость.

Предмет преступления аналогичен предмету преступления, предусмотренного ст. Результаты осмотра и (или) независимой экспертизы (оценки) оформляются в письменном виде и подписываются страховщиком (его представителем), экспертом (при проведении независимой экспертизы) и владельцем транспортного средства.

Некоторые секреты входящих документов

Документы и куда обращаться. Подскажи модель пандуса и кем и где изготовлено,и как связаться с поставщиком. Это очень неудобно, так как может обнаружиться, что перепланировка имеет недопустимые мероприятия.

Нужен ли в организации журнал входящей и исходящей документации?

При положительном решении составляется акт. Зачастую понятие молодой семьи в России дается размытым. Среднестатистические зарплаты ветеринаров в разных регионах России. Для этого Вам необходимо всего лишь позвонить юристу-консультанту по нашему федеральному телефону и задать свой вопрос.

Формула расчета такова: сумма платежа к уплате равна произведению налоговой базы и актуальной ставки в регионе.

Деньги при наличии у представителя магазина в нужной сумме могут быть возвращены сразу жев противном случае обязанности продавца состоят в обеспечении возврата на протяжении 10 дней, считая с дня составления акта о возврате.

Заработная плата чиновников за последние 15 лет увеличилась в 8 раз, но тем не менее, темп повышения зарплаты считается минимальным. Что в нем сказано касаемо размеров стипендий на 2018 год. Оценка имущества выполняется только аккредитованными Сбербанком компаниями. Гость 1 - 10.

На скидку застройщика клиенты могут рассчитывать в том случае, если обязуются погасить долг не позднее, чем через семь лет. Рабочая виза это отдельная песня и офигенный обман, вы там нужны знаете. Штрафы и пени по налогам и сборам Штраф и пени уплачиваются по реквизитам налоговой инспекции, туда же, куда вы платите налоги.

Во многих регионах действует ограничение возраста не только к началу участия в программе, но и на момент завершающей стадии оформления субсидии. Чтобы осуществить в нем регистрацию необходимо соблюдать следующие требования: Что нужно сделать после сбора документов. Причем об этом обстоятельстве можно было узнать еще на стадии телефонного скрининга… Как приглашать на собеседование по телефону.

Или уголовное дело должны возбудить по месту подачи заявления о преступлении. Если ограничения по применению. Есть расписка, в ней есть все паспортные данные обеих сторон, дата составления расписки, сроки возврата, размер пенни, подпись должника, полностью написана должником от руки.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 16. Организация работы с входящими и исходящими документами.


2

  • Рубен :

    не думай что в упрек, совсем нет.

  • Милана :

    этак на годик ((но в 35 не берут уже ужас какой как я рад, что мне удалось "отгулять" от военкомата до 27 лет, потом заплатить штраф 500 р.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.